Як автоматизувати бізнес-процеси

Через автоматизацію бізнес-процесів існує велика ймовірність, що деякі професії зникнуть уже через кілька десятиліть. І це не дивно, адже програмне забезпечення дозволяє прискорити обробку інформації та підвищити ефективність комунікації з клієнтами. Наприклад, такі масштабні маркетплейси, як Amazon, можуть обслуговувати мільйони покупців по всьому світу саме завдяки автоматизації бізнес-процесів. Жодна команда вручну не зможе обробити такі потоки даних.

Отже, автоматизація бізнес-процесів дозволяє зменшити операційні витрати та пришвидшити закриття угод. На платформі shelfy.com.ua ви зможете ознайомитися з широким каталогом програмних продуктів для автоматизації бізнес-процесів, та обрати інструмент, що зможе задовольнити потреби конкретної компанії. Наша команда збирає всю інформацію від компаній та структурує її за ключовими параметрами для конкретних задач. Саме тут шукають програми для бізнесу!

Що таке оптимізація та автоматизація бізнес-процесів 

Автоматизація бізнес-процесів передбачає заміну ручного виконання рутинних операцій набором алгоритмів та сервісів. Це дозволяє оптимізувати та координувати суттєву частину управління бізнес-процесами. Впровадження систем та програм допоможе зменшити вплив людського фактора на точність даних, зекономити час на зборі та обробці інформації, приймати обґрунтовані управлінські рішення, прискорити перевірку та затвердження рішень тощо.

Які бізнес-процеси можна автоматизувати?

У діяльності будь-якої компанії можна автоматизувати більшість бізнес-процесів. Розглянемо основні з них:

• Бухгалтерський облік: управління заробітними платами, розрахунок податків, виставлення рахунків, підрахунок доходу, формування звітності, здійснення документообігу з контрагентами, управління запасами на складі, облік продажів та закупівель тощо;
• Кадровий облік: облік лікарняних, вихідних, відпусток, збір зворотного зв’язку від співробітників, відстеження переміщення працівників по відділах, заохочення чи проведення стягнень, планування курсів або тренінгів, розрахунок та нарахування заробітної платні, формування робочих графіків, генерування звітності тощо;
• Управління проєктами: налагодження комунікації на різних рівнях, відстеження прогресу окремих проєктів чи їх етапів, візуалізація завдань у вигляді списків, календарів, таймлайн дошок, особистого планувальника тощо, встановлення дедлайнів, автоматичні нагадування;
• Відносини з клієнтами: збір, сортування та систематизація даних про потенційних клієнтів, прискорення процесу укладання угод, приймання замовлень з різних джерел, візуалізація їх кількості на канбан-дошках, призначати відповідальних менеджерів для кожної угоди, сегментація цільової аудиторії, збереження історії комунікації та взаємодії, нагадування про зустрічі, дні народження, свята чи майбутні угоди, аналіз запитів клієнтів та оцінка ефективності рекламної стратегії;
• Виробництво: розрахунок собівартості продуктів, планування витрат сировини та матеріалів, встановлення межі торгу, регулювання рівня заробітної платні, створення плану виробництва, оптимізації логістики, планування закупівель, контроль запасів на складах, проведення інвентаризації, відстеження стану обладнання тощо;
• Управління: звітність щодо стану бізнес-процесів та підприємства в цілому, призначення відповідальних за виконання завдань та плану робіт, налагодження звітності для виявлення слабких місць у бізнесі;
• Торгівля: організація закупівель, управління взаємовідносинами з постачальниками, створення графіку постачання та контроль за їх виконанням, відстеження реалізації товару та його ліквідності, аналіз потреб складу в запасах, управління ціноутворенням, формування цін та знижок, фіксація продажів, руху грошей тощо;
• Адміністрування сайтів (CMS): наповнення сайту контентом, додавання нових матеріалів, редагування застарілих статей, створення зручної навігації на сайті та багато іншого.

Автоматизація бізнесу: основні етапи та умови

Для того, щоб отримати максимальну користь від впровадження інструментів та систем для автоматизації бізнес-процесів, необхідно дотримуватися наступного алгоритму дій:

Крок 1. Визначення процесів, що потребують автоматизації. Проаналізуйте діяльність компанії та оберіть процеси, виконання яких можна та потрібно спростити: комунікація з клієнтами, проведення оплат, відправка замовлень, створення робочих графіків тощо.

Крок 2. Оптимізація бізнесу. Максимально оптимізуйте усі процеси компанії. Наприклад, для підвищення продажів телефоном варто покращити сценарій спілкування з клієнтами та створити нові скрипти для розмов.

Крок 3. Вибір програм та систем на ринку. Після оптимізації бізнес-процесів варто перейти до наступного етапу: вибору сервісів для їх автоматизації. Під час цього етапу ознайомтеся з відгуками, проаналізуйте рейтинги, ознайомтеся з детальним описом та функціональними можливостями обраних систем. Оптимальний варіант – скористатися безплатним тестовим періодом. Це допоможе зрозуміти, чи зможе обране програмне забезпечення підвищити ефективність діяльності вашого бізнесу. Якщо представлені функції вас задовольнять, можна буде придбати розширений платний тариф.

Крок 4. Впровадження та використання. Переконайтеся, що нова система може інтегруватися з наявними програмами та технологіями, які вже використовуються на підприємстві. Це забезпечить плавний перехід і уникне проблем з сумісністю. Проведіть навчання персоналу з користування новою системою. Забезпечте детальні інструкції та підтримку на етапі впровадження. Встановіть ключові показники ефективності (KPI) і регулярно вимірюйте успіх автоматизації. Аналізуйте результати та вносьте корективи, якщо це необхідно, щоб максимізувати вигоди від впровадження автоматизації. Забезпечте відкритий обмін інформацією між керівництвом та персоналом щодо автоматизації. Персонал може має ідеї та пропозиції, які полегшать процес впровадження.

Отже, автоматизація бізнес-процесів допоможе компаніям підтримувати конкурентоспроможність та успішність на ринку. Впровадження відповідних систем та програм дозволяє підвищити продуктивність роботи, заощадити кошти та ресурси, прискорити обробку інформації та підвищити ефективність комунікації з клієнтами.